Excel triki

Ste povprečen uporabnik računalnika? Tudi jaz…
Raje uporabljate Excel kot Word? Tudi jaz…
Poznate samo osnovno uporabo Excela? Tudi jaz….. no vsaj mislila sem da je tako. Veselo in pridno sem urejala oz. ustvarjala podatkovno tabelo z vsemogočimi podatki. Kopirala, rezala, brisala… v glavnem skupaj nagrmadila en kup enih podatkov …. sploh ni pomembno. A v nekem koraku sem dojela, da bi si hudičevo skrajšala čas dela, če bi znala podatke premakniti iz vrstic v stolpce z eno potezo. Pretipkavanje? Ne hvala. Kopiranje eno po eno? Ne hvala.
Kaj pa zdaj? Nimam pojma. Ker nisem tip človeka, ki rad prebira debele bukle navodil, sem raje obrnila telefon in povprašala naokoli, kdo bi o tem kaj vedel. In dobila sem odgovor pisan meni na kožo. Naš dragi računalničar je ravno v eni od izdaj neke revije opazil članek 50 naj trikov za Word&Excel. Juhuhu, kaj boljšega si ne bi mogla želeti! In uganite kaj, moj problem je bil rešen.

Hvala tistim, ki ustvarjajo revijo SWPower, da se spomnijo tudi tistih, ki le mislimo, da znamo uporabljati Excel. Naj še komu ti nasveti prihranijo ure čepenja pred »mašinco«.

Za občutek pa še konkreten nasvet:

Razdeljevanje teksta iz enega polja v več celic

V tekstovni obliki sem imela nakopišenih kup imen, priimkov, naslovov ter nekih številk in potrebno jih je bilo urediti v berljivo in uporabno tabelo. Najprej smo seveda uporabili funkcijo copy/paste (kopiraj/prilepi) in tako podatke spravili v excel.

Ja, v excelu smo jih že imeli, a je bilo vse nagneteno v eni sami celici. In sedaj jih je potrebno razbiti. Vsak podatek je od naslednjega zagotovo ločen s kakšnim posebnim znakom … naj bo to vejica, pika, podpičje, ali pa preprosto le razmak. In to je dovolj, da se zadeve lotimo sistematično.

Npr. podatke Saša Gerčar, Amec d.o.o., Koprska 106/b, 1000 Ljubljana; Lojze Novak, Piksidiksi d.o.o., Koprska 107/c, 1000 Ljubljana; Žogica Marogica, Okrogli d.o.o., Litijska 22, 1000 Ljubljana, želimo razdeliti za vsako osebo posebej.

  • označiš polje, ki ga želiš obdelati
  • greš na zavihek/opcijo “Podatki” (oz. “Data” v angleški verziji)
  • izbereš “Besedilo v stolpce” (”text to coloumn”)
  • Izbereš “razmejeno” (”delimited”)
  • potem pa si izbereš tisto opcijo, ki razmejuje tvoje podatke. V našem primeru bomo izbrali “podpičje” in odkljukali to. Lahko pa izberemo vejice in razdelilo nam bo vsak del teksta, ki je razmejen z vejico v svoje polje. Ali celo prazno polje. V našem primeru ne želimo imeti vsak delček razmetan v svojem polju, ker tako razdeljena tabela ponovno ne bi imela pravega smisla, zato smo se odločili le za podpičje.
  • Izbereš format podatkov. V našem primeru se nismo preveč poglabljali v to in izbrali kar “splošno”.

Stvar je urejena! Če ti takšna razdelitev ni všeč, opravljeno nalogo razveljavi in ponovi vajo na drug način! Zagotovo se najde prava rešitev.

O tem kako premestiti podatke iz raporeditve v eni vrstici v stolpično razporeditev, pa se bomo poigrali naslednjič.


Značke: , , , , ,


5 odzivov na “Excel triki”

  1. Saša je rekel/rekla:

    Bravo, Alenka! Točno takšne nasvete smo potrebovali.

  2. ta pametna je rekel/rekla:

    Po mojem jaz od vseh možnih opcij v Excelu uporabljam kake 0,0000000001% :-) (in ja, ja… vem, da to ni v skladju z mojim nazivom)

  3. šeldi je rekel/rekla:

    Joj, kako nobl je tole. Še zapomniti in uporabljati je treba. Še kakšen Excel nasvet bo dobrodošel…..mogoče kakšen, ki je vseeno večkrat v uporabi kot pa razvrščanje kolonic. Priznam, na tak problem sploh še nisem naletela. :)

  4. Val je rekel/rekla:

    Hja pri nas analitikih velja excel za orodje z omejenimi zmožnostmi, ampak kake trike pa z veseljem podelim z vami, samo je najbolje, če vprašate konkretno, ker naštevat kakšne finte kar na pamet najbrž ni smiselno. Uporabnost excela pač zelo zavisi od vrste dela. Mi se največ ukvarjamo s kakimi VLOOKUPi, vrtilnimi tabelami, grafičnimi prikazi ipd. Sicer pa mislim da ga ni vprašanja, na katerega Google ne bi znal odgovoriti ali pa Mr. Excel.com :)

  5. Peter je rekel/rekla:

    Če se želite še naučiti kakšnega pametnega trika v excelu, predlagam da si pogledate video, “10 trikov v programu excel”, ki jih najdete na http://excel.zfm.si, sicer je potrebna brezplačna registracija, ampak je video precej zanimiv.